克拉玛依职业技术学院合同管理规定

第一章 总  则

第一条  为规范学院合同管理，防范合同风险和减少纠纷，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》、《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指以“克拉玛依职业技术学院”为主体，与其他平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面合同或协议等具有契约属性的法律文件。

第三条  各部门、二级学院不得以学院所属的非法人单位名义对外签订合同。

第四条  本规定适用于克拉玛依职业技术学院合同的起草、审查、签订、履行以及备案归档等管理活动。

第五条  订立、履行合同，应当遵守法律、法规和学院规定，遵循平等互利、协商一致、诚实信用原则，维护学院的合法权益，任何单位和个人不能利用合同损害学院利益和谋取私利。

第六条  学院合同管理应当遵循权责明确、程序规范、内容合法、全程监管的原则，健全事前风险防范、事中风险控制为主和事后监督检查、法律补救为辅的机制，保障国有资产和财政资金的安全。

第七条  学院合同实行线上审批为主，线下审批为辅原则。涉密项目由院办联系上级有关部门，按相关制度执行；已完成定密的合同一律线下审批，审批程序依照保密相关规定办理。每个合同会在审批流程结束后，自动生成一个唯一的合同编码。

第八条  合同拟约定事项须经律师、合同管理员、合同承办单位负责人、科研处负责人（负责审核横向技术服务类合同和知识产权类合同）、继续教育分院（非学历教育类合同）、合同管理部门负责人、以及分管院领导审批同意后，方可以克拉玛依职业技术学院名义订立合同。

第二章  合同承办单位职责

第九条 按照“谁承办、谁签订、谁管理”的原则，合同承办单位是合同管理的具体责任单位，对合同全面负责，具体负责合同的起草、磋商、履行、跟踪等工作，主要职责包括：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；

（二）负责合同条款的洽谈和文本起草，将合同提交审批，对合同及相关资料的合法性、真实性、可行性负责，对合同的内容条款与招标文件、中标单位投标文件是否一致负责；对合同类别负责，不得擅自改变合同类别（如非学历教育类培训合同在提交审核前需要先在继续教育分院申请、横向课题合同在提交审核前需要先在科研处立项等）；对系统已审核通过的合同，不得擅自修改履约期限、合同金额、甲乙双方权利和义务、技术参数、付款条件等核心条款；

（三）建立台账，做好本单位合同的存档管理；

（四）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向合同管理部门报告合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（五）负责处理合同纠纷，需及时向法律顾问咨询，重大纠纷应提交三重一大会议审议；

第十条  合同承办单位应当与合同对方当事人充分协商，并按照权利义务公平的原则起草合同，为我校积极争取合法权益，要主动承担合同起草工作，不应依赖对方起草合同文本。

第三章  合同文本

第十一条  克拉玛依职业技术学院推行使用标准合同文本。国家或行业有标准合同文本的，合同承办单位应优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。无标准文本的合同，承办单位应使用学院法律顾问审核的模板，禁止直接采用对方提供的文本。

第十二条 合同的基本要素应齐全，条款应明确、具体。应包括但不限于以下条款：

（一）合同当事人的基本情况；

（二）合同标的为货物的，明确单价、数量、总价、品牌、型号、参数等；合同标的为服务的，需明确服务标准、服务期限、服务金额、验收方式及绩效考核等条款。

（三）合同价款或者报酬；

（四）合同当事人的权利和义务；

（五）合同履行期限、地点和方式；

（六）合同违约责任及赔偿损失的计算方式；

（七）合同变更、解除及终止的条件；

（八）合同争议解决方式；

（九）合同生效条件、签订日期和地点；

（十）合同当事人认为需要约定的其他内容。

第十三条 合同内容涉及国家秘密和商业秘密等非公开信息的，应当就有关保密条款做出约定，并按照法律、法规、规章和国家政策有关规定采取必要的保密措施。

第四章  合同审核与审批

第十四条  招标项目中标公示期满3日内、政采云下单项目完成流程后3日内、横向课题立项后3日内、非学历教育项目审批后3日内，合同承办部门草拟好合同文本，并将合同签约依据、合同文本、及其他相关材料整理后，上传到合同管理系统进行审批，不同的合同类型有对应的合同审批流程；

第十五条 延续性项目在合同到期前20天内完成招标并签订合同，按照约定可以续签的合同应在合同到期前15天内完成合同续签工作。

第十六条  学院合同实行合法性审查制度。未经法律顾问合法性审查或者合法性审查未通过的，不得签订合同。

第十七条  合同管理员收到合同审批申请后，2个工作日内对合同在财务执行层面进行审查，确认合同类别、格式和商务条款符合相关政策，确认不违反学院相关管理规定，可以执行的，审批通过；资料不全或者不符合相关规定的，应说明原因并退回至承办部门。

第十八条  财务处、合同管理部门、法律顾问作为合同审签的重要部门，分别履行以下职责：

（一）财务处负责审核合同中所涉条款是否符合国家财经法规和学院财务制度、是否损害学院经济利益；合同的结算方式是否可行，收支方式是否合理等。

（二）合同管理部门负责审核合同的签约依据是否符合规范要求；同时负责审核学院各类资产对外出租租赁合同，跟踪掌握合同履行情况，及时督促收回国有资产租赁费。

（三）法律顾问负责对合同内容和条款的合法性和合理性进行全面审查，审核是否有违反法律、法规及社会公共利益、国家经济秩序的条款或内容，合同履约和违约责任、解决争议的方法是否恰当；对履行重大合同的法律风险进行评估，必要时出具加盖公章的法律意见书。

第十九条 合同承办单位应提供合同审批必须的材料：

（一）涉及“三重一大事项”的合同，需提供经院长办公会或党委会审议通过立项的会议纪要；

（二）按规定需要招标的项目，需提供中标通知书或成交通知书等资料。

（三）合同订立的依据、批准文件；

（四）党委会会议纪要、院长办公会会议纪要或其他需要提供的材料。

第二十条  合同承办单位应当对提交材料的完整性、真实性负责。提交的材料不符合相关规定的，应当在指定期限内补正提交。

第二十一条 合同承办单位应当为合法性审查提前预留时间，尽可能避免出现匆促送审、影响签约进度的情形。

第二十二条  按照“谁审批、谁负责” 的原则，若合同后续出现法律风险或不合规情形，需倒查合同审批与执行全流程，明确具体问题环节，并由对应环节的审批人对合同承担全面责任。

第五章  合同签订

第二十三条  对外经济事项涉及金额2万元以上的事项必须签订书面合同，2万元以下事项可免签书面合同，但需留存采购记录及验收凭证备查。

第二十四条  合同内容涉及“三重一大”规定事项，合同承办单位应严格按照学院“三重一大”规定执行，在合同签订前，依据院长办公会议事规则和党委会议事规则的规定，将该事项提交学院决策会议审议。

第二十五条 合同管理部门应严格核对相对方在合同上加盖的法人印章名头是否与签约主体名称相一致，审查合同附件是否齐备、无误等情况后方可用印，合同用印时，如合同为多页，须加盖骑缝章。

第二十六条 合同无签字以及未履行正常审签流程的，合同管理员不得在合同上用印。

第二十七条  禁止签订事后合同。事后签合同是指在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

第二十八条  禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第六章  合同履行

第二十九条 合同依法签订后，合同承办单位应当熟知合同内容，严格履行有关规定，加强合同履行管理，要负责跟踪合同的具体履行情况，落实合同履行责任，不得擅自放弃或怠于行使权利，不得擅自承诺合同约定以外的义务，确保合同全面履行、有效履行。

第三十条 合同订立后，合同承办单位应当全面跟踪合同履行情况，建立合同履行台账进行动态管理，如发现签约时的条件发生变化，继续履行合同将给学院造成损害时，必须及时上报请示相关学院领导妥善处理。

第三十一条 有下列情形之一的，合同承办单位应当启动预警机制，及时主张权利，履行义务，采取措施预防和应对合同风险的发生：

（一）出现不可抗力，可能影响合同正常履行的；

（二）法律、法规、规章修改或者废止、政策重大调整，可能影响合同正常履行的；

（三）订立合同时的客观情况发生重大变化，可能影响合同 正常履行的；

（四）合同对方当事人财产状况或经营状况恶化导致丧失或 者可能丧失履约能力的；

（五）合同对方当事人预期违约或者延迟履行主要义务致使 合同目的不达的；

（六）其他可能存在合同风险的情形。

第七章  合同变更、解除与纠纷处理

第三十二条  合同签订后双方不得随意变更或解除。招标项目如因情况出现较大变化或出现不可抗力，确需变更或解除合同的，由合同承办单位与合同相对人在合同履行期限内进行协商，达成共识后以书面形式报给合同管理部门审核，按管理权限送相应的领导审批、院长办公会议审议、党委会议审定。

非招标项目按管理权限送相应的领导审批、院长办公会议审议、党委会议审定。

变更事项经审批同意或审定通过后，合同承办单位与合同当事人签订补充合同按合同的审批程序办理。补充合同单独存档、需同时存档原合同复印件、签约依据及其他相关材料。

第三十三条 对于合同纠纷，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解达成一致的，按本规定订立书面协议审签程序执行。协商不成的，应当在法定诉讼时效内起诉或应诉。

第三十四条 因合同履行发生纠纷，学院收到应诉或者仲裁法律文书，合同承办单位应立即向分管院领导和院长报告，收集相关证据处理纠纷。纠纷处理期间，应暂停后续款项支付，直至争议解决。

第八章  合同档案管理

第三十五条 收集范围：包括正式签订的合同文本，还需涵盖合同用印审批单、签约依据（包括但不限于中标通知书、竞争性磋商文件、谈判纪要、会议纪要、横向课题审批单、非学历教育项目申报审批表、说明等）、其他附件（系统审批时的相关材料如补充协议的原合同复印件等）。

第三十六条 接收标准：需核对合同文本与审批记录的一致性，检查签署页是否完整（签字 / 盖章清晰、日期明确），附件是否齐全，避免接收存在瑕疵的档案。

第三十七条 交接要求：设计标准化的《合同档案交接单》，明确交接人、合同编号、交接日期、文件清单等信息，签字确认后归档，减少责任纠纷。

第三十八条 电子档案：统一用PDF格式，命名与纸质档案编号一致。

第三十九条 归档存储：

纸质档案：存放于专用档案柜，标注档案盒编号、起止日期、包含合同数量，环境需防潮、防火、防虫。

电子档案：存储于企业内网服务器或移动硬盘，定期备份。

第四十条 合同档案的借阅与利用：

需建立严格的借阅制度，防止档案泄露或丢失，只能借阅本部门签订的合同。

借阅流程：

1.申请人线上申请合同借阅，填写借阅目的、合同编号、合同名称、对方单位、借阅时间、借阅期限、借阅人等信息。

2.经借阅人部门负责人及合同管理领导审批后方可借阅合同。

3.纸质档案借阅需登记，注明归还日期，原则上不得带出档案室，确需带出的需加签保密承诺书。

4.利用场景：合同履约查询、纠纷处理取证、审计检查支持、业务数据统计等，确保利用过程可追溯。

第九章  附则

第四十一条 合本规定自公布之日起施行，原《克拉玛依职业技术学院合同管理办法》不再执行。

第四十二条 本规定由合同管理部门负责解释。

附件 ：克拉玛依职业技术学院合同归口管理部门职责分类表
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克拉玛依职业技术学院合同归口管理部门职责分类表