2016年7月28日，在工程教育基地筹建办招标厅，由筹建办组织，石油大学克拉玛依校区、克拉玛依职业技术学院、克拉玛依技师学院、发改委、公建项目部、项目设计院等单位相关负责人参加了会议，会议对学院行政办公楼档案室整改方案进行了讨论，形成以下初步意见，会议由筹建办主任王新军主持。

1、档案室地暖、消防喷淋管线切断，不得有任何水源进入档案库房。

2、消防管线、排水管线改用焊接管线，装修时封堵。不改变原排水方式。

3、电源开关移至档案库房外，室内灯具改用防爆灯和紫外线消毒灯。

4、安装自动化气体灭火系统，由设计院按照规范设计，公建项目部组织实施。

5、一楼人事档案库房隔墙调整，窗户内设置隔墙，确保档案室符合防盗和采光要求。

6、空调要保证档案室库房内的夏季和冬季的恒温要求，设计院按照规范核算并设计。

7、设计院要落实档案室的承重是否符合设计要求。

8、由于地暖已经安装完成，影响档案密集架导轨承重问题，是否局部整改，使用单位征求单位领导后确定。

9、档案室库房整改后，必须满足档案室的基本验收要求。

以上初步意见由公建项目部整理会议纪要，由三院校签字回复后，筹建办组织实施。